לנטרל את הדחיינות: 7 טיפים מהירים שיעזרו לך להתמקד בקלות

היי,

בשבוע שעבר הצגתי את שיטת הכריזמ"ה שתעזור לך לשכנע כל אדם. השבוע, רציתי להתמקד בנושא שמפריע להמון אנשים: הנטייה לדחות דברים כל הזמן (או בשמה המקוצר "דחיינות") ולא להצליח להתמקד במה שצריך לעשות.

וכך עובר לו עוד יום

כשהגיעה בבוקר למשרד היא ידעה בדיוק מה המשימות שנשארו פתוחות. תכננה להתחיל מהגדולה ולהיפטר ממנה קודם. אבל קצת אחרי שהתחילה… פתאום התחשק לה להתחיל דווקא מאחת המשימות הקטנות. אז התחילה לעשות אותה במקום.

תוך כדי שהיא כותבת את המייל, היא קיבלה טלפון. זה היה דחוף. משהו שחייבים לשלוח בדקות הקרובות. אחרת הלקוח לא יקבל את מה שמגיע לו בזמן שנקבע מראש. אז היא שמה בצד את המשימה שהתחילה מקודם והתחילה לעבוד על החדשה.

היא ידעה שהיא תחזור לזה מיד לאחר שתסיים. ואז הגיעה הפסקת האוכל. זה לא הזמן להתחיל משימות. ואחרי האוכל היא הרגישה קצת עייפה. אז הלכה להכין כוס קפה. ועוד מייל נכנס. ועוד שיחת טלפון. הרבה מהומה סביב מעט מאוד משימות.

היא הציצה בשעון. למרות שרוב היום הרגיש כמו נצח, פתאום הגיע הזמן ללכת הביתה. ומשום מה זה עצבן אותה. המחשבה שלא הספיקה את כל מה שתכננה. ומה שכן הספיקה היה מאוד שולי וקטן. בעיקר כיבוי שריפות. פשוט ההתעסקות בזה הייתה ארוכה מהעשייה בפועל.

גם היום היא תיקח חלק מהעבודה איתה הביתה. ובבית מחכים לה הבעל והילדים. והפייסבוק. והטלוויזיה. ולהכין אוכל. וכמה טלפונים. ואז להחזיר את העבודה למקומה הטבעי בעבודה. וגם שם היא לא תתבצע. כי תמיד משהו דחוף ייכנס. וכך עובר לו עוד יום.

המלחמה על תשומת הלב

במהירות שבה אנחנו עובדים (וחיים) היום, אנחנו נמצאים תחת התקפת הסחות בלתי נפסקת. הטלפונים, ה-SMSים, המיילים, הוואטסאפ, הפייסבוק וכל שאר הדברים שאליהם אנחנו מחוברים היום דואגים שנישאר זמינים.

בעוד שהזמינות על פניו היא דבר מבורך, לעתים קרובות עודף הזמינות גורם לעומס בלתי נסבל. אנחנו סובלים ממידע זבלי ומיותר שמציף אותנו. ומצד שני, מתחושה כי אם לא נקרא או נענה אולי נפספס משהו חשוב.

והפחד הזה, בצירוף עם כל הספאם מכלה את זמננו לריק.

מאוד קשה להתמקד היום. והמיקוד נדרש יותר מתמיד. המשימות בעבודה ובחיים נהיות מורכבות יותר ודורשות יותר תשומת לב ותגובה מיידית. המלחמה בין הזמינות לתוכן הפנאי לבין הזמינות לתוכן הענייני היא תמידית. ולכן, עלינו למצוא פתרון שיעזור לנו להתמקד.

איך להתמקד בקלות בזמן העבודה?

היכולת להתמקד היא אחד הדברים שהכי חשוב לנו לפתח כדי להצליח להספיק יותר בעבודה (ובחיים). לכן, הייתי ממליץ לך לבצע את 7 הטיפים הבאים במהירות האפשרית (התוצאות מובטחות):

1. בידוד מטלות בקבוצות נפרדות – אם גם לך יש המון מה להספיק במהלך היום, רצוי ליצור רשימות נפרדות למטלות מתחומי חיים שונים. יש לזה סיבה: עודף המטלות לא מאפשר לנו לדעת את מי מהן להתחיל לבצע קודם.

מצד שני, אם תהיה לנו רשימה נפרדת לכל דבר (כמו לדוגמה 'רשימת עבודה'), נדע למקם את הביצוע שלה (בהמשך הדוגמה, נבצע אותה בזמן העבודה). כך, אנחנו יכולים להפריד בין תחומי חיים שונים ולדאוג שמספר משימות קטן יותר יתבצע בזמן שבו נכון לבצע אותו.

2. סידור המטלות בתוך היומן – רשימות של מטלות זה נחמד. באמת. עם זאת, אני לא מכיר יותר מדי אנשים שהצליחו להתמיד איתן לאורך זמן. לכן, ברגע שיצרנו רשימות נפרדות של מטלות על פי תחומי חיים אני ממליץ למקם אותם ביומן על פי השעה המתאימה.

כך, תהיה לנו מסגרת אחת שתעזור לנו לדעת מה לעשות ומתי. באותה מידה, שום דבר גם לא ייפול בין הכיסאות. בשעה המתאימה, נקבל תזכורת כי עלינו לבצע את זה ופשוט נבצע. עד כדי כך פשוט.

3. לנקות את הרעש – כדי להצליח להתמקד יותר, עלינו לדעת איך לכבות את הרעש. להפסיק עם כל הצפצופים וכל הנוריות המהבהבות. לכבות את ההתראות של הוואטסאפ ושל הפייסבוק. וכן, להעביר את הטלפון למצב 'שקט' אם צריך.

באותה מידה, לנקות את המייל מה"תעבירו ל-5 אנשים כסגולה לזוגיות" או מתמונות החתולים. אין צורך להגיב לכל שטות או לראות אותה. זה אולי נחמד בזמן הפנוי, אבל פוטנציאל להסחת דעת מיותרת בזמן העבודה. וכן, גם לנקות את השולחן משטויות עוזר פה.

4. לתת מוטיבציה לעבוד למישהו אחר – אחד הדברים המסקרנים בנושא טמון דווקא באנשים אחרים. מחקרים מצאו, כי רוב האנשים מתקשה לתת לעצמו מוטיבציה כשלא בא לו לעשות משהו. כאילו שהיה צריך מחקר כדי להגיע לזה, אבל אם עשו… לא נהרוס להם.

עם זאת, כשאנחנו מעודדים מישהו אחר לעשות משהו, מתרחשת תופעה מוזרה. דווקא מתוך כך שאנחנו מנסים להעביר לו את תחושת המוטיבציה, היא מתחזקת דווקא אצלנו. לכן, אם אין לך מוטיבציה, עכשיו זה הזמן לעודד מישהו אחר לעשות ואז להתחיל בעצמך.

5. שימוש בשפה ממוקדת – ב-NLP אנחנו חוזרים על הנושא הזה כל הזמן. ובצדק. ככל שהמטרה שלנו מוגדרת בצורה מדויקת יותר, כך הסיכוי שנבצע אותה גדל. ויש לזה סיבה: ניסוח מופשט של מטרות מבלבל אותנו ולעתים קרובות לא מסביר מאיפה צריך להתחיל לבצע.

לכן, עלינו להשתמש בשפה ממוקדת וברורה ככל האפשר מה צריך להתבצע. ההגדרה צריכה להיות פשוטה ככל האפשר: מה לעשות בדיוק, איך למדוד אם זה קרה ועד מתי צריך לבצע את זה ('לסיים לקרוא מאמר תוך 2 דקות ולעשות לו לייק' למשל).

6. להשתלט על השיחה הפנימית שלך – אחד הדברים המעניינים שגילית בחדר הכושר היה השימוש בשיחה הפנימית. אני, כאדם שמתעב ריצה, מרגיש בדרך כלל שהתנועה המתמדת על המכשיר משעממת אותי. לכן, התחלתי לעשות משהו מעניין:

התחלתי להציב מטרות קטנות ולעודד אותי כלפיהן. אם יש לי לרוץ חצי שעה, אני מציב לעצמי מטרה לעבור 5 דקות. לאחר שסיימתי את ה-5, אני מציב כמטרה לעבור את ה-10. כך, אני מתייחס לריצה כמו למשחק שיש בו שלבים שצריך לעבור והופך את הריצה למעניינת יותר.

7. לאחד משימות דומות לאחת גדולה – אם יש לנו משימות דומות יחסית (כמו למשל כאלה העוסקות בתחזוקת הבית) נוכל לאחד אותן לאחת גדולה שבה אנחנו מבצעים את הקטנות שלב אחר שלב.

בצורה זו, אנחנו יוצרים מצב שבו אנחנו ממנפים את המוטיבציה שנוצרה לנו בעת ביצוע המשימה הקודמת לזו של המשימה הבאה ומקלים על עצמנו את ביצוע כל קבוצת המשימות.

זהו להיום. עכשיו, אשמח לקרוא בתגובות שמתחת למאמר: מה דעתך עליו?

שיהיה לך שבוע מעולה,
ליאור


תגובות

3 תגובות

פינגבקים וטרקבקים

  1. […] הקודמת הבאתי 7 טיפים שיעזרו לך להפסיק לדחות את הדברים הדחופים. הפעם, רציתי לענות על שאלה שעלתה לא מזמן על ידי רחל, אחת […]

השאירו תגובה

רוצה להצטרף לדיון?
מסקרן לשמוע מה יש לך להגיד!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *